Abrir uma empresa, na maioria das vezes, é sinônimo de trabalhar mais. Dependendo do ramo do negócio, noites e finais de semana passam a fazer parte da rotina de trabalho de empresários e funcionários. Mas, ao contrário do que muitos pensam, é possível organizar o tempo, distribuir tarefas e trabalhar menos e a tecnologia pode ajudar muito nisso.
Foi o que descobriu o diretor de marketing digital, João Vargas, que criou um sistema de distribuição de atividades em sua agência de comunicação. “Desenvolvi o programa pensando nas necessidades da minha empresa. Precisava gerenciar as tarefas, otimizar o tempo e fazer com que cada funcionário soubesse suas atividades”, explica Vargas.
A ideia do programa surgiu quando, ao testar alguns sistemas prontos, o diretor percebeu que sempre algo não se encaixava. Segundo ele, desistiu, então, de tentar os aplicativos pré-desenvolvidos e analisou suas reais necessidades para criar o próprio software. Há quatro meses no mercado, o software tem como diferencial permitir que seja incluída uma nova função sempre que necessário.
O sistema cadastra trabalhos com título, responsável, sua descrição, prazo de término, pasta do servidor da agência e o status (em andamento, aguardando aprovação etc). “A grande vantagem do programa está no filtro, pois cada funcionário pode visualizar quais são suas tarefas e os prazos para que elas sejam executadas”, afirma Vargas.
Outro ponto interessante aos empreendedores é que o software permite ao gestor acompanhar em tempo real as atividades de cada setor e funcionário. O programa também minimiza o trabalho de distribuição de tarefas, já que para cada trabalho é cadastrado um e-mail, enviado ao próprio funcionário, que organiza sua rotina e atualiza o status de seu andamento.
De acordo com os objetivos do criador do programa, é importante para o gestor ter conhecimento dos serviços que serão executados pela empresa, mas, além disso, os funcionários também precisam saber que existe uma organização. “Os prazos devem ser respeitados, mas o programa também auxilia em não deixar um ou outro funcionário sobrecarregado”, diz Vargas.
Hoje, o software organiza os serviços dentro da empresa. De acordo com o diretor de marketing o segundo passo será deixar os clientes visualizarem os resultados, para que o serviço seja realizado de forma mais transparente.
Em sua empresa algum software é utilizado para gerenciar e organizar tarefas? Compartilhe suas experiências conosco, deixe seu comentário.
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